Sommario:

• Che cos’è il Whistleblowing
• Chi può effettuare la segnalazione
• Cosa può essere segnalato
• Quando segnalare
• Cosa indicare nella segnalazione
• Quali sono le tutele del segnalante
• Come effettuare la segnalazione
• In che modo viene verificata la segnalazione

Che cos’è il Whistleblowing

Nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023 è stato pubblicato il D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 che recepisce la Direttiva 2019/1937 sul whistleblowing e pone una disciplina normativa volta a garantire un elevato livello di protezione di coloro che segnalano minacce o pregiudizi al pubblico interesse di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito delle loro attività professionali. Costituiscono segnalazioni whistleblowing quelle compiute da un lavoratore che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato. L’ordinamento conferisce al segnalante una serie di tutele.

Chi può effettuare la segnalazione

Il sistema è destinato ai dipendenti della Società Cosmogas Srl – Società a socio unico e a tutti coloro che, in generale, operano, in Italia e all’estero, per conto o a favore della medesima Società o che intrattengono relazioni d’affari con la stessa Società attraverso qualunque tipo di contratto o incarico.
Possono pertanto effettuare la segnalazione whistleblowing

• i dipendenti della Cosmogas Srl – Società a socio unico;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Cosmogas Srl – Società a socio unico;
• i collaboratori e consulenti esterni nonché i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore della Società Cosmogas Srl – Società a socio unico

Cosa può essere segnalato

Gli eventi oggetto di segnalazione devono riguardare, in generale, il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza in buona fede di condotte illecite o di irregolarità nell’ambito dell’attività lavorativa che possano nuocere all’integrità della Società Cosmogas Srl – Società a socio unico quali, ad esempio fatti che possono integrare reati o arrecare danno patrimoniale o di immagine, violazioni di disposizioni o procedure interne.

Rientrano perciò nelle segnalazioni i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non rientrano quindi nelle segnalazioni:

• meri sospetti o voci;
• rimostranze personali del segnalante;
• rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;
• rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

Non rientrano altresì:

• segnalazioni di violazioni già disciplinate da altri atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato del D.lgs. 24/2023;
• segnalazioni in materia di sicurezza nazionale, apparati di difesa e materie analoghe.

Quando segnalare

Per procedere alla segnalazione è sufficiente essere in buona fede venuti a conoscenza di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato.
Non è pertanto necessario essere certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore, essendo sufficiente avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

Cosa indicare nella segnalazione

Al fine di consentire la corretta comprensione dei fatti e/o dei comportamenti segnalati, è opportuno circostanziare il più possibile la segnalazione indicando, se conosciuti, il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a formare un quadro il più completo possibile di quanto segnalato.

Quali sono le tutele del segnalante

La Società Cosmogas Srl – Società a socio unico garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante, intendendo come tale non soltanto il suo nominativo ma anche tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento possa, anche indirettamente, consentire l’identificazione del segnalante. Il trattamento di tali elementi viene quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati nei casi in cui, per ragioni istruttorie, altri soggetti ne debbano essere messi a conoscenza.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.
Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, la Società Cosmogas Srl – Società a socio unico non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità.
La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare. Nel caso in cui si renda necessario, la Società Cosmogas Srl – Società a socio unico trasmette la segnalazione, nel rispetto della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, alle autorità giudiziarie competenti, avendo cura di evidenziare che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela della riservatezza. Laddove detta identità venga successivamente richiesta dall’Autorità giudiziaria o contabile, la Società Cosmogas Srl – Società a socio unico fornisce tale indicazione previa notifica al segnalante.
Il dipendente segnalante è inoltre tutelato normativamente da eventuali misure ritorsive o discriminatorie adottate a seguito della segnalazione, non potendo essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa, sia attiva che omissiva, avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. La normativa prevede in merito un’inversione dell’onere probatorio, secondo il quale spetta alla Società dimostrare che le misure adottate, ritenute dal segnalante discriminatorie o ritorsive, sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione stessa.

Per specifica previsione normativa le tutele previste nei confronti del segnalante cessano in caso di sentenza, anche non definitiva di primo grado, che accerti nei confronti dello stesso la responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati connessi alla denuncia, ovvero la sua responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o per colpa.

Quali sono le tutele del/dei segnalato/segnalati

I segnalati godono dei diritti di difesa normativamente o contrattualmente previsti in ogni procedimento disciplinare o giudiziale che consegua alla segnalazione.
In particolare, possono far valere la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la segnalazione e/o la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Come effettuare la segnalazione

Il sistema di gestione delle segnalazioni attivato dalla Società Cosmogas Srl – Società a socio unico fornisce alle Persone Segnalanti canali specifici ed indipendenti, attraverso i quali presentare segnalazioni circostanziate.
L’unico soggetto interno alla Società Cosmogas Srl – Società a socio unico, destinatario delle segnalazioni whistleblowing, è il Signor Rago Gaetano Responsabile interno per il whistleblowing (RIW).

La Società Cosmogas Srl – Società a socio unico mette a disposizione delle Persone Segnalanti i seguenti canali di segnalazione interna:

• piattaforma informatica di segnalazione (messa a disposizione da un fornitore esterno) attraverso la quale i Segnalanti possono effettuare segnalazioni sia in forma scritta che orale: A.G.M. SOLUTION SRL Ciascuna segnalazione avviata tramite questo canale sarà condivisa per lo svolgimento della fase istruttoria con il team whistleblowing di SERVIZI INDUSTRIALI – SOCIETÀ CONSORTILE A R.L.;
  Per ragioni di completezza è opportuno evidenziare che la segnalazione può essere inviata anche ad ANAC, ovvero trasmessa, sotto forma di denuncia, all’autorità giudiziaria o contabile.
• Segnalazione interna: comunicazione, scritta od orale, presentata tramite i canali di segnalazione interna adottati dalla Società, delle informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti precisi e concordanti, potrebbero essere commesse all’interno della Società, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
• Segnalazione esterna: comunicazione, scritta od orale, presentata tramite i canali di segnalazione esterna attivati dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), delle informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse all’interno della Società, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
• Segnalazione all’autorità giudiziaria o contabile.

In che modo viene verificata la segnalazione

Acquisita la segnalazione il RIW procede in condivisione con il team whistleblowing di SERVIZI INDUSTRIALI – SOCIETÀ CONSORTILE A R.L. ad effettuare una prima attività di verifica e di analisi della segnalazione ricevuta volta a valutare l’ammissibilità e la fondatezza della stessa.
Valutata l’ammissibilità della segnalazione, quale segnalazione di whistleblowing, viene avviata l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate.
L’onere di istruttoria consiste nel compiere una prima imparziale delibazione sulla sussistenza di quanto rappresentato nella segnalazione, in coerenza con il dato normativo che si riferisce a una attività “di verifica e di analisi” e non di accertamento sull’effettivo accadimento dei fatti.
Per lo svolgimento dell’istruttoria il RIW ed il team whistleblowing di SERVIZI INDUSTRIALI – SOCIETÀ CONSORTILE A R.L. possono avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite il canale dedicato nella piattaforma informatica. Ove necessario, potranno essere acquisiti atti e documenti da altri uffici della Società Cosmogas Srl – Società a socio unico avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
Qualora, in fase istruttoria, venga ravvisato il fumus di fondatezza della segnalazione, si procederà con ragionevolezza per acquisire maggiori informazioni, avendo cura di rammentare che la normativa in materia di whistleblowing, non prevede alcun vincolo di attiva acquisizione di informazioni e non autorizza improprie attività investigative, in violazione dei limiti posti dalla legge.
In ogni caso, ove sia necessario coinvolgere negli accertamenti altri soggetti che abbiano conoscenza dei fatti segnalati, interni o esterni alla Società, non sarà di norma trasmessa la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte e, se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte sarà assicurata la conservazione delle segnalazioni e di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di cinque anni dalla ricezione e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione, avendo cura che i dati identificativi del segnalante siano conservati separatamente da ogni altro dato.